Přeskočit na obsah Přeskočit na hlavní navigaci Přeskočit na zápatí (patičku)

Číslování faktur

Obecné zásady pro číslování faktur

Nová číselná řada v konkrétní fakturační skupině musí být vždy vyšší než použité předchozí!

Pro číslování faktur platí několik obecných zásad:

  • Čísla faktur jsou unikátní. Žádné dvě faktury nesmí mít stejné číslo.
  • Čísla faktur by měla být maximálně 10místná. Číslo faktury totiž může být použito buď jako variabilní symbol, nebo jako specifický symbol. Banky vám u těchto položek neumožní zadat více než 10místné číslo.
  • Formát číselné řady si můžete zvolit dle svých potřeb, ale následně byste se ho měli držet.
  • Číselná řada by měla být nepřetržitá. V číselné řadě by se tedy neměly objevovat mezery.

Nastavení číselné řady faktur

Číselnou řadu faktur si můžete nastavit jedním z následujících způsobů:

  • Při generování jednotlivých faktur
  • Při hromadném generování faktur

Ke změně číselné řady se obvykle přistupuje na začátku roku, kdy si například chcete změnit začátek číselné řady z 2019 na 2020.

Při generování jednotlivých faktur

Při vystavování faktury v Kartě klienta (Karta klienta / Fakturace / Vystavit fakturu) máte k dispozici editovatelné pole Číslo faktury. Pokud chcete změnit číselnou řadu v dané fakturační skupině, upravte obsah tohoto pole.

Změna při vystavení jednotlivé faktury
Změna číslování při vystavení jednotlivé faktury

Při hromadném generování faktur

Při hromadném generování faktur (Fakturace / Faktury / Faktury / Konkrétní fakturační skupina / Generovat nové faktury za měsíc … pro …) máte k dispozici editovatelné pole Počáteční číslo faktury. Pokud chcete změnit číselnou řadu u dané fakturační skupiny, upravte obsah tohoto pole. Zadejte tam číslo, od kterého chcete začít číslovat.

Změna číslování při hromadném generování faktur za fakturační skupinu
Změna číslování při hromadném generování faktur za zvolenou fakturační skupinu
Nastavení nového počátečního čísla faktury pro zvolenou fakturační skupinu
Nastavení nového počátečního čísla faktury pro zvolenou fakturační skupinu

Automatické číslování faktur

ISPadmin čísluje faktury automaticky. Pokud správně nastavíte číselnou řadu, systém vám do budoucna výrazně usnadní práci. Je však potřeba si uvědomit, na jakém principu automatické číslování faktur funguje.

Ukažme si to na konkrétním příkladu:

Je začátek roku 2020. Minulý rok jste měli číselnou řadu začínající na 201900001. Nyní to chcete změnit. Rozhodnete se tedy, že v dané fakturační skupině vystavíte fakturu, pomocí které toho docílíte. Automaticky nabízenou hodnotu přepíšete hodnotou novou.

  • V minulém roce jste například skončili na čísle 201912134.
  • Systém vám nyní nabízí hodnotu o 1 vyšší, tedy 201912135.
  • Vy však chcete hodnotu jinou, a sice 202000001.
  • Danou hodnotu tedy zadáte do pole Číslo faktury.
  • Vystavíte fakturu.
  • Od té chvíle bude systém pokračovat ve vámi zvolené nové řadě.

Číslo, které vám systém automaticky nabídne, se vypočítá následujícím způsobem:

  • Vezme se nejvyšší číslo v dané fakturační skupině.
  • Přičte se k němu 1.

Pokud je nejvyšší číslo v dané fakturační skupině 201912134, tak vám systém nabídne 201912135. Pokud je nejvyšší číslo v dané fakturační skupině 202000001, tak vám systém nabídne 202000002 .

Nová číselná řada v konkrétní fakturační skupině musí být vždy vyšší než ty předchozí. Pokud byste zvolili řadu nižší, systém by vám stejně vždy automaticky nabídnul číslo z té nejvyšší, protože funguje na principu nejvyšší číslo ve fakturační skupině + 1.

Znovu si uveďme konkrétní příklad, ať je princip zcela jasný:

  • Nejvyšší číslo v konkrétní fakturační skupině je 201912134.
  • V roce 2020 se rozhodnete, že chcete použít řadu začínající číslem 100000001.
  • Do pole Číslo faktury tedy zadáte 100000001.
  • Budete očekávat, že další faktura bude mít číslo 100000002.
  • Systém vám však místo toho nabídne 201912135.

Číslo 100000001 (sto miliónů jedna) totiž není nejvyšším číslem v dané skupině. Nejvyšším číslem je 201912134 (dvě stě jedna miliónů devět set dvanáct tisíc sto třicet čtyři)!

Ve verzi 5.15 beta1 byla do systému přidána navíc kontrola zadaného čísla faktury. Pokud číslo neodpovídá pravidlu nejvyšší číslo ve fakturační skupině + 1, zobrazí se při ukládání hláška, která uživatele o této skutečnosti informuje. Uživatel má na výběr, zdali chce pokračovat, či nikoliv. Pokud potvrdí, že chce pokračovat, tak se faktura s daným číslem vytvoří. Pokud ne, vrátí se zpátky do formuláře. U pole s číslem faktury je tlačítko Načíst. Pomocí tohoto tlačítka lze načíst do pole číslo, které odpovídá uvedenému pravidlu.