Přeskočit na obsah Přeskočit na hlavní navigaci Přeskočit na zápatí (patičku)

Elektronické podpisy

Submodul Elektronické podpisy je možné používat již se základním modulem systému ISPadmin. S tímto submodulem je možné, po správném nastavení, zasílat vygenerované dokumenty nebo smlouvy klientům k elektronickému podepsání.

Podepisování ze strany klientů je možné v Portálu klienta, kdy po ověření kódem z doručené SMS zprávy, dojde k el. podepsání dokumentu/smlouvy. Dále je možné smlouvu podepsat i za stranu poskytovatele služby (ISP) jedním nebo dvěma podpisy uživatelů (dle nastavení) a tím mít jednoduše dokument nebo smlouvu vyřešenou.

Podmínkou pro zprovoznění a správné fungování tohoto submodulu je funkční zasílání SMS zpráv ze systému ISPadmin (připojená SMS brána k serveru nebo nastavené zasílání SMS zpráv přes SMPP protokol).

Pokud nemáte SMS bránu, máme pro Vás možné řešení ve formě pronájmu naší SMS brány (s vaší vlastní SIM). Pro více informací nás kontaktujte na sales@ispadmin.eu.


Práva

Pro možnost podepsat dokument nebo smlouvu klientů je nutné mít nastavené oprávnění pro konkrétního uživatele v sekci – Osobní údajePodepisovat dokumenty (Nastavení –> Administrátoři –> Administrátoři).

Nastavení práva uživatele na podepisování dokumentů
Nastavení práva uživatele na podepisování dokumentů

Nastavení vzoru dokumentu

U vybraného vzoru dokumentu/smlouvy musí být nastaveno vyžadování podpisu (klienta, poskytovatele) v (Nastavení –> Dokumenty –> Vlastní vzory).

Nastavení vzoru dokumentu
Nastavení vzoru dokumentu

Proměnné

Ve vzoru dokumentu lze využít i speciálních proměnných pro el. podpisy (včetně již existujících).

$CONTRACT_CREATED_DATE$Datum vystavení
$SIGNATURE_DATE$Datum podpisu (poskytovatel)
$SECOND_SIGNATURE_DATE$Datum podpisu (poskytovatel)
$SIGNATURE_SIGN_BY$Jméno a příjmení (poskytovatel)
$SECOND_SIGNATURE_SIGN_BY$Jméno a příjmení (poskytovatel)
$CLIENT_SIGNATURE_ID$Unikátní identifikátor podpisu klienta (otisk podpisu)
$CLIENT_SIGNATURE_DATE$Datum podpisu (klient)
$CLIENT_SIGNATURE_SIGN_BY$Jméno a příjmení (klient)
$CLIENT_SIGNATURE_MOBILE$Mobilní číslo
Proměnné el. podpisů

Šablona SMS

V (Nastavení –> Ostatní –> Šablony SMS) je možné nastavit šablonu (obsah zprávy) pro autorizační SMS.

Propsání samotného autorizačního kódu do obsahu SMS zprávy je možné přes nastavenou proměnnou ve tvaru: %s v textu konkrétní šablony pro posílání autorizačních SMS.

Nastavení obsahu autorizační SMS pro el. podpis dokumentu
Nastavení obsahu autorizační SMS pro el. podpis dokumentu

Správa dokumentů

V kartě konkrétního klienta (Klienti –> Kontakty), v záložce Dokumenty je poté možné vytvořit nový dokument z nastaveného vzoru pro el. podepisování.

Dokumenty klienta s funkcemi pro el. podpis
Dokumenty klienta s funkcemi pro el. podpis

Tlačítkem pro odeslání dokumentu k podpisu klientovi – Předat k podpisu () ve sloupci tabulky – Podpis klienta, umožníte klientovi el. podepsat tento dokument po přihlášení do jeho účtu v Portálu klienta.

Po úspěšném předání dokumentu klientovi k el. podpisu, se objeví v horní části stránky informace o úspěšném předání ().

Potvrzení předání dokumentu k podpisu
Potvrzení předání dokumentu k podpisu

Pokud ještě nedošlo k podepsání ze strany klienta, je možné tento úkon odvolat tlačítkem – Zrušit předání k podpisu (). Po podepsání ze strany klienta už odvolání není možné.

Potvrzení zrušení předání dokumentu k podpisu

Pokud je dokument/smlouva ze strany klienta podepsána (z KP), zobrazí se ve sloupci tabulky – Podpis klienta ikona () s možností zobrazit detail (datum podpisu) najetím kurzorem na ikonu.

Informace o datu podepsání klientem po najetí kurzorem na ikonu
Informace o datu podepsání klientem po najetí kurzorem na ikonu

Ve sloupci tabulky – Podpisy poskytovatele je možné (dle nastavení počtu podpisů) dokument/smlouvu podepsat za poskytovatele služby tlačítkem – Podepsat ().

Pokud je dokument/smlouva ze strany poskytovatele/ů podepsána, zobrazí se ve sloupci tabulky – Podpisy poskytovatele počet podepsaných (případně tlačítko Podepsat) s možností zobrazit detail (datum podpisu a uživatele, který dokument podepsal) najetím kurzorem na ikonu nebo zobrazený počet kompletních podpisů.

Informace se jménem uživatele, který dokument podepsal + datum podepsání
Informace se jménem uživatele, který dokument podepsal + datum podepsání

Pro zeavidování, že byl dokument/smlouva podepsán ručně, je možné využít ve sloupci tabulky – Vlastnoruční podpis tlačítko Změnit na vlastnoruční () u konkrétního dokumentu.

Potvrzení ručního podepsání dokumentu
Potvrzení ručního podepsání dokumentu

Pokud byl dokument označen jako vlastnoručně podepsán, tak je označen () s možnosti zobrazit detail (datum změny stavu a uživatele, který tuto změnu provedl) najetím kurzorem na ikonu ().

Informace se jménem uživatele, který změnu provedl a kdy
Informace se jménem uživatele, který změnu provedl a kdy

Portál klienta

Pokud existuje u konkrétního klienta dokument předaný k podpisu, tak se po jeho úspěšném přihlášení do Portálu klienta zobrazí informace o existujícím dokumentu, který čeká na podepsání.

Informace po přihlášení do KP o čekajícím dokumentu na podpis klienta
Informace po přihlášení do KP o čekajícím dokumentu na podpis klienta

Po stisknutí na tlačítko Zobrazit smlouvy () se zobrazí seznam smluv, které čekají na podpis (žlutě podbarvené).

Portál klienta s nepodepsanými dokumenty (žlutě)
Portál klienta s nepodepsanými dokumenty (žlutě)

Dokumenty k podpisu je také možné zobrazit po stisknutí na tlačítko nad seznamem dokumentů – Dokumenty k podpisu () nebo na řádku s konkrétním dokumentem/smlouvou tlačítkem ve sloupci tabulky – Elektronický podpis ().

Dokumenty určené k podpisu
Dokumenty určené k podpisu

Po vybrání dokumentů k podpisu (možné vybrat i více), je možné, aby si klient nechal zaslat autorizační kód SMS zprávou tlačítkem – Odeslat autorizační SMS kód () nebo pokud již autorizační kód má k dispozici, tak má možnost využít tlačítko – Autorizační kód mám ().

Po kliknutí na tlačítko – Odeslat autorizační SMS kód () bude ze systému ISPadmin odeslána SMS zpráva na klientovo mobilní telefonní číslo s textovým obsahem zadaným v šabloně pro autorizační SMS (viz výše) včetně autorizačního kódu pro ověření.

Formulář pro vložení doručeného autorizačního kódu přes SMS
Formulář pro vložení doručeného autorizačního kódu přes SMS

Po potvrzení vloženého autorizačního kódu z SMS zprávy tlačítkem – Podepsat dokument () se ověří jeho správnost a platnost (24h od odeslání).

Tímto je dokument/smlouva klientem el. podepsána.

Klientem podepsaný dokument včetně data v KP
Klientem podepsaný dokument včetně data v KP

Pokud je kód již neplatný nebo nesprávný objeví se v okně chybová hláška – Neplatný autorizační SMS kód (). Je možné si nechat zaslat nový autorizační kód tlačítkem – Odeslat nový autorizační kód ().

Platný a použitelný autorizační kód pro ověření klienta je pouze a jen poslední vygenerovaný s omezenou platností (24 hodin od vygenerování)!

Dashboard

Widget nepodepsané dokumenty

V dashboardu je možné pro uživ. účet zapnout widget pro zobrazení nepodepsaných dokumentů (Dashboard – nepodepsané dokumenty).

Widget v dashboardu – Nepodepsané dokumenty
Widget v dashboardu – Nepodepsané dokumenty