Přeskočit na obsah Přeskočit na hlavní navigaci Přeskočit na zápatí (patičku)

Oddělení

V této záložce se spravují oddělení pro helpdesk. Může se jednat o např. Support, Sales, Info apod. Zjednodušeně se jedná o přístup do nastavených e-mailových schránek, ze kterých se stahují přes protokol IMAP doručené zprávy do jednotlivých oddělení (oddělení = e-mailová schránka).

ISPadmin si stáhne z e-mailového účtu doručené e-maily ke zpracování a z e-mailového serveru se odstraní!

Děje se tak z důvodu uvolnění prostoru v samotné e-mailové schránce a tedy o dlouhodobý bezúdržbový provoz. Pokud si chcete zachovat kopii e-mailů, je lepší si vytvořit a nastavit tzv. alias (další název) např. support@xyz.cz a nechat si tak e-maily posílat do dvou (nebo více) e-mailových schránek s tím, že s jednou z nich bude ISPadmin pracovat (vyprazdňovat ji).

Kontrola schránky a případné stahování zpráv probíhá každou minutu (reálně proces může trvat déle).

Seznam nastavených oddělení
Seznam nastavených oddělení

Přidat oddělení

Tlačítkem je možné přidat nové oddělení helpdesku.

Formulář pro přidání nového oddělení
Formulář pro přidání nového oddělení

Obecné nastavení

  • Název oddělení – pojmenování oddělení
  • Barva – barevné rozlišení oddělení od jiných (barvu je možné vybrat color pickerem)
  • E-mailová adresa – odchozí e-mailová adresa, ze které budou odesílány tikety a odpovědi z daného oddělení
  • Název e-mailové adresy – název odesílatele, který příjemce zprávy uvidí ve svém poštovním klientovi
  • Výchozí stav – stav, který dostane příchozí zpráva (tiket). Vlastní je možné nastavit v (Helpdesk -> Nastavení -> Stav)
  • Výchozí priorita – priorita, kterou dostane příchozí zpráva (tiket). Vlastní je možné nastavit v (Helpdesk -> Nastavení -> Priorita)
  • Aktivní – zaškrtnuto jedná-li se o aktivní oddělení (používané)
  • Použít pro zasílání požadavků z KP – použít toto oddělení pro příjem požadavků z portálu klienta. Je možné nastavit jen u jednoho oddělení
  • Použít pro příchozí SMS – zaškrtnuto pokud si přejete použít oddělení pro příchozí SMS. Pokud je tato možnost zašrktnuta, tak se evidují příchozí SMS od klientů v tomto oddělení helpdesku. Takto lze zvolit pouze jedno oddělení. Při přijetí SMS zprávy se automaticky vytvoří nový tiket. Pokud má klient v kartě klienta uvedeno tel. číslo, tak systém automaticky přiřadí tohoto klienta k tiketu. Je možné nastavit jen u jednoho oddělení
  • Automatická odpověď – zaškrtnuto pokud si přejete posílat z helpdesku jednorázovou automatickou odpověď odesílateli na příchozí zprávu (tiket)=informace odesílateli zprávy o přijetí jeho zprávy do systému
  • Předmět automatické odpovědi – text předmětu automatické odpovědi (je možné použít proměnné $EMAIL_SUBJECT$=předmět příchozího e-mailu a $TICKET_ID$=identifikátor (číslo) vytvořeného tiketu systémem)
  • Text automatické odpovědi – obsah e-mailu automatické odpovědi

Nastavení poštovního serveru

  • Host – adresa poštovního serveru
  • Uživatelské jméno – přihlašovací jméno, zpravidla e-mailová adresa
  • Heslo – heslo ke schránce
  • Potvrdit heslo – heslo ke schránce (potvrzení zda-li je stejné)
  • Protokol – vybrat protokol pro stažení (IMAP a IMAP with SSL)

Otestovat spojení na schránku je možné tlačítkem . O úspěchu nebo neúspěchu spojení budete informováni v okně.

Celkové nastavení pro oddělení uložíte tlačítkem v dolní části formuláře.

Správa oddělení

U každého oddělení je možné provést nějakou akci.

Možné akce s jednotlivými odděleními
Možné akce s jednotlivými odděleními
IkonaNázevFunkce
Hromadně změnitHromadná změna oddělení na jiné
UpravitÚprava nastavení oddělení
OdstranitMožnost odstranit nepoužité oddělení

Hromadně změnit

Je možné hromadně změnit oddělení u tiketů na jiné.

Hromadná změna oddělení u tiketů na jiné oddělení
Hromadná změna oddělení u tiketů na jiné oddělení

Pokud v cílovém oddělení není povolen stav, který byl přiřazen k určitému tiketu v původním oddělení, systém mu automaticky přiřadí výchozí stav nastavený v cílovém oddělení.

Pokud nastane situace, že vlastník tiketu nemá oprávnění pro nové cílové oddělení, tak se vlastník změní na hodnotu zadanou v: Změnit vlastníka na:

Oddělení pro tikety potom hromadně změníte stisknutím na tlačítko .

Upravit

Upravit nastavení oddělení.

Odstranit

Možnost odstranit oddělení, které není použito u žádného tiketu. Pokud je oddělení použito je tlačítko pro smazání neaktivní .