Číslování faktur

Obecné zásady pro číslování faktur

Nová číselná řada v konkrétní fakturační skupině musí být vždy vyšší než všechny použité v předchozích obdobích!

Pro číslování faktur platí několik obecných zásad:

• Čísla faktur jsou unikátní. Žádné dvě faktury nesmí mít stejné číslo.
• Čísla faktur by měla být maximálně 10místná.
  • číslo faktury totiž může být použito buď jako variabilní symbol, nebo jako specifický symbol. Banky vám u těchto položek neumožní zadat více než 10místné číslo.
  • souvisí i s případným nastavením generování QR kódu na fakturách
• Formát číselné řady si můžete zvolit dle svých potřeb, ale následně byste se ho měli držet.
• Číselná řada by měla být nepřetržitá. V číselné řadě by se tedy neměly objevovat mezery.

Nastavení číselné řady faktur

Číselnou řadu faktur si můžete nastavit jedním z následujících způsobů:

• Při generování jednotlivých faktur
• Při hromadném generování faktur

Ke změně číselné řady se obvykle přistupuje na začátku roku, kdy si například chcete změnit začátek číselné řady z 2021 na 2022.

Při generování jednotlivých faktur

Při vystavování faktury v Kartě klienta (Karta klienta / Fakturace / Vystavit fakturu) máte k dispozici editovatelné pole Číslo faktury. Pokud chcete změnit číselnou řadu v dané fakturační skupině, upravte obsah tohoto pole.

Při hromadném generování faktur

Při hromadném generování faktur (Fakturace / Faktury / Faktury –> Konkrétní fakturační skupina –> Generovat nové faktury za měsíc … pro …) máte k dispozici editovatelné pole Počáteční číslo faktury. Pokud chcete změnit číselnou řadu u dané fakturační skupiny, upravte obsah tohoto pole. Zadejte tam číslo, od kterého chcete začít číslovat.

Automatické číslování faktur

ISPadmin čísluje faktury automaticky. Pokud správně nastavíte číselnou řadu, systém vám do budoucna výrazně usnadní práci. Je však potřeba si uvědomit, na jakém principu automatické číslování faktur funguje.

Ukažme si to na konkrétním příkladu:

Je začátek roku 2022. Minulý rok jste měli číselnou řadu začínající na 202100001. Nyní to chcete změnit. Rozhodnete se tedy, že v dané fakturační skupině vystavíte fakturu, pomocí které toho docílíte. Automaticky nabízenou hodnotu přepíšete hodnotou novou.

• V minulém roce jste například skončili na čísle 202112134.
• Systém vám nyní nabízí hodnotu o 1 vyšší, tedy 202112135.
• Vy však chcete hodnotu jinou, a sice 202200001.
• Danou hodnotu tedy zadáte do pole Číslo faktury.
• Vystavíte fakturu.
• Od té chvíle bude systém pokračovat ve vámi zvolené nové řadě.

Číslo, které vám systém automaticky nabídne, se vypočítá následujícím způsobem:

• Vezme se nejvyšší číslo v dané fakturační skupině.
• Přičte se k němu 1.

Pokud je nejvyšší číslo v dané fakturační skupině 202112134, tak vám systém nabídne 202112135. Pokud je nejvyšší číslo v dané fakturační skupině 202200001, tak vám systém nabídne 202200002 .

Nová číselná řada v konkrétní fakturační skupině musí být vždy vyšší než ty předchozí. Pokud byste zvolili řadu nižší, systém by vám stejně vždy automaticky nabídnul číslo z té nejvyšší, protože funguje na principu nejvyšší číslo ve fakturační skupině + 1.

Znovu si uveďme konkrétní příklad, ať je princip zcela jasný:

• Nejvyšší číslo v konkrétní fakturační skupině je 202112134.
• V roce 2022 se rozhodnete, že chcete použít řadu začínající číslem 100000001.
• Do pole Číslo faktury tedy zadáte 100000001.
• Budete očekávat, že další faktura bude mít číslo 100000002.
• Systém vám však místo toho nabídne 202112135.

Číslo 100000001 (sto miliónů jedna) totiž není nejvyšším číslem v dané skupině. Nejvyšším číslem je 202112134 (dvě stě dva miliónů sto dvanáct tisíc sto třicet čtyři)!

Kontrola čísla faktury při vystavování jednotlivé faktury

• Do systému byla přidána kontrola zadaného čísla faktury.
• Pokud číslo neodpovídá pravidlu nejvyšší číslo ve fakturační skupině + 1, zobrazí se při ukládání hláška, která uživatele o této skutečnosti informuje.
• Uživatel má na výběr, zdali chce pokračovat, či nikoliv. Pokud potvrdí, že chce pokračovat, tak se faktura s daným číslem vytvoří. Pokud ne, vrátí se zpátky do formuláře.
• U pole s číslem faktury je tlačítko Načíst. Pomocí tohoto tlačítka lze načíst do pole číslo, které odpovídá uvedenému pravidlu.

Nová fakturační skupina, zálohové faktury a číslování

• Pokud si založíte novou fakturační skupinu, ve které chcete primárně vystavovat zálohové faktury, tak je potřeba si uvědomit, že v této skupině je potřeba nastavit číselnou řadu pro ostré faktury, které se vygenerují po zaplacení z těch zálohových.
• Pokud číselnou řadu ručně nenastavíte, způsobí to problém s číslováním!
• Číselnou řadu pro ostré faktury nastavíte tak, že si jednu takovou fakturu v dané skupině vystavíte.
• Jestliže například chcete číselnou řadu začínající 2022100001, tak si nejprve vystavíte v dané skupině ostrou fakturu s číslem 2021100001. Až pak můžete začít vystavovat zálohové faktury. Systém provádí číslování vygenerovaných ostrých faktur automaticky dle výše uvedeného pravidla.