Fakturační skupiny
V této záložce je možné si nadefinovat fakturační skupiny (subjekty s fakturačními údaji), do kterých lze přiřazovat klienty.
Přidat / Upravit skupinu
Přidat novou fakturační skupinu můžete po stisknutí na tlačítko – Přidat skupinu (
).
Vyžadované základní pole jsou: název skupiny, firma, ulice, město, PSČ, e-mail pro odchozí poštu a e-mail na faktuře.
Základní nastavení
- Název – název fakturační skupiny. Toto pole je vyžadované
- Skrýt skupinu– zda-li si přejete skrýt skupinu (nelze ji pak u klientů vybírat)
- Měna – nastavení měny (zkratky). Zobrazuje se při ručním vystavování faktury a následně i na faktuře (Kč)
- Zaokrouhlovat hotovostní platby – možnost zaokrouhlovat hotovostní platby na základě nastavení nejnižší platitelné hodnoty (hotovostní pokladní doklady – příjmový, výdajový)
- Nejnižší platitelná hodnota – nejnižší platitelná hodnota, na kterou se bude zaokrouhlovat (např. 0,05 = 5 eurocentů, 1 = 1 Kč)
- ISO kód měny – nastavení kódu měny
- Generovat QR kód na faktuře – vygenerovat QR kód (placení) na fakturu (pro zobrazení QR kódu na faktuře je nutné mít zadaný ISO kód měny, číslo účtu a VS vystavovaného dokladu musí být menší nebo roven 10 znakům).
- Jazyk faktury – dle systémového nastavení lokalizace systému nebo se dá pevně nastavit
- Fakturační období – aktuální fakturační období, ke kterému jsou generovány faktury (za jaké období budou faktury vygenerovány při hromadném generování faktur)
- DPH – plátce / neplátce
- Účetnictví – daňová evidence / podvojné účetnictví
- Občanské sdružení – pokud je nastaveno, tak se na vystavené faktuře nezobrazují popisy (Faktura – daňový doklad) a některé položky mají jiný název (klientské číslo = členské číslo, dodavatel = název organizace, odběratel = člen).
- Započítávat zaokrouhlení do DPH – zda-li si přejete započítávat zaokrouhlení do DPH
Správné generování QR kódu pro placení je vázáno na lokalizaci systému (CZ, SK=PAY by square).
Logo
Je možné přidat na doklady logo společnosti. Upravená nastavení (nové logo, razítko) se projeví až u nově vystavených dokladů.
- Logo – možnost uploadovat soubor ve formátu PNG, bez průhlednosti i prokládání. Velikost obrázku by neměla přesahovat 1 MB.
- Logo šířka – nastavení šířky loga v milimetrech.
- Logo levý okraj – nastavení vzdálenosti umístění loga od levého okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení faktur logo nezobrazí.
- Logo horní okraj – nastavení vzdálenosti umístění loga od horního okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení faktur logo nezobrazí.
Tlačítkem Zobrazit (
) si můžete zobrazit aktuálně platné/nahrané logo. Toto tlačítko bude zobrazeno jen v případě, že už logo bylo nahráno.
Doporučení: logo společnosti doporučujeme umístit do levého horního rohu dokladu (levý okraj – 10 mm, horní okraj – 10 mm). Pro velikost obrázku 60x20mm.
Razítko
Je možné na konec dokumentu přidat razítko.
- Razítko – možnost uploadovat soubor ve formátu PNG, bez průhlednosti i prokládání. Velikost obrázku by neměla přesahovat 1 MB.
- Razítko šířka – nastavení šířky razítka.
- Razítko levý okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka od levého okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
- Razítko horní okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka od horního okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
Tlačítkem Zobrazit () si můžete zobrazit aktuálně platné/nahrané razítko. Toto tlačítko bude zobrazeno jen v případě, že už razítko bylo nahráno.
Doporučení: razítko doporučujeme umístit do pravého dolního rohu dokladu (levý okraj – 155 mm, horní okraj – 267 mm). Pro velikost obrázku 45x20mm.
Pozice razítka na faktuře se složenkou
- Razítko levý okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka (faktura se složenkou) od levého okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
- Razítko horní okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka (faktura se složenkou) od horního okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
Pozice razítka na pokladním/hotovostním dokladu
- Razítko hotovostní doklad – možnost uploadovat soubor ve formátu PNG, bez průhlednosti i prokládání. Velikost obrázku by neměla přesahovat 1 MB.
- Razítko hotovostní doklad šířka – nastavení šířky razítka.
- Razítko hotovostní doklad levý okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka (hotovostní doklad) od levého okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
- Razítko hotovostní doklad horní okraj – nastavení vzdálenosti umístění razítka (hotovostní doklad) od horního okraje stránky. Pokud bude nastaveno na 0, tak se při dalším vystavení dokladu razítko nezobrazí.
Tlačítkem Zobrazit () si můžete zobrazit aktuálně platné/nahrané razítko. Toto tlačítko bude zobrazeno jen v případě, že už razítko bylo nahráno.
Doporučení: razítko doporučujeme umístit do prostoru podpisu do pravého dolního rohu dokladu (levý okraj – 135 mm, horní okraj – 100 mm). Pro velikost obrázku 45x20mm.
- Prefix – propsaná hodnota z nastavení pro export prefixu číselné řady (nastavení pro externí programy na konci formuláře)
Přeplatky
Je možné si u vybrané fakturační skupiny nastavit, aby systém započítával přeplatky do DPH.
- Zahrnout přeplatky do DPH – zatrhnutím povolíte/zakážete započítávání přeplatků do DPH
- Počáteční hodnota … – počáteční hodnota číselné řady započtených přeplatků do DPH
- Číslo účtu pro vrácení platby – číslo účtu pro vrácení platby (systém využívá toto číslo účtu pro generování hromadného příkazu pro použití v bance)
PayPal
Je možné klientům nabídnout možnost platby přes službu PayPal. Podrobný návod s nastavením a dalšími závislostmi naleznete ZDE. Důležité je mít nastaven ISO kód měny.
- Aktivovat PayPal – zatrhnutím povolíte/zakážete možnost platby u této fakt. skupiny přes tuto službu v portále klienta
- PayPal – ID účtu (e-mail) – účet na který budou platby připisovány
Export faktur (fakturační údaje)
Specifické údaje pro export do jednotlivých účetních softwarů.
Fakturační údaje
Základní fakturační údaje subjektu (firmy).
- Email pro odchozí poštu (vyžadované) – při odesílání faktur nebo upomínek je použita tato e-mailová adresa. Pokud není adresa vyplněna, tak je použit email z obecného klíče billing_mail (Fakturace –> Nastavení –> Obecné).
- Email na faktuře (vyžadované) – e-mailová adresa, která se propisuje na fakturu nebo na upomínku.
- Název emailu – název emailové schránky. Identifikační informace, kterou ostatní lidé vidí při čtení zpráv (např.: NET service solution sales@ispadmin.eu). Tento zadaný název se použije pouze v případě, že je vyplněno pole Email pro odchozí poštu výše a zároveň je vyplněno i toto pole (Název emailu). Jinak se použije název z klíče billing_mail_name (Fakturace –> Nastavení –> Obecné).
Zálohová faktura
Je možné zapnutí výchozí možnosti pro vystavování zálohových faktur.
- Vystavovat zálohové faktury – zatrhnutím povolíte/zakážete možnost vystavovat ve výchozím stavu zálohové faktury
- Nadpis zálohových faktur – nadpis na zálohových fakturách
- Dodatek na zálohových fakturách – dodatek na zálohových fakturách
Správa vytvořených fakt. skupin
Zobrazen je název skupiny, údaje firmy, poslední nevyfakturované fakturační období hromadnou fakturací, nastavená měna a zda-li je výchozím nastavením vystavování zálohových faktur (při hromadném vystavování se pak vystavují pouze zálohové faktury).
Náhled
Stisknutím na ikonu PDF dokumentu u vybrané fakt. skupiny je možné zobrazit aktuální nastavené rozložení (logo, razítko) faktury.
Akce
Další nastavení a úpravu lze v seznamu vytvořených fakturačních skupin provést po stisknutí na tlačítko na konci řádku vybrané fakturační skupiny (
).
- Upravit – stisknutím na tuto možnost se dostanete do editace této fakt. skupiny
- E-mailové šablony – možnost vybrat jinou e-mailovou šablonu než je předdefinovaná v systému (označení S). Systémové nastavení e-mailových šablon (Nastavení -> Ostatní -> Šablony e-mailů)
- SMS šablony – možnost vybrat jinou SMS šablonu než je předdefinovaná v systému (označení S). Systémové nastavení SMS šablon (Nastavení -> Ostatní -> Šablony SMS)
- Konfigurace GoPay – možnost zadat údaje pro integraci brány GoPay. Podrobný návod k aktivaci a zprovoznění
- Info – po najetí myši na tuto možnost se zobrazí informace o nemožnosti smazat tuto fakturační skupinu, protože jsou v ní obsaženi klienti. V opačném případě je možné tuto vybranou fakturační skupinu odstranit.