V textovém editoru si vytvořte vzor smlouvy ve formátu RTF, DOC či DOCX.
Místo konkrétních údajů zadejte na patřičná místa systémové proměnné.
Přehled systémových proměnných si můžete zobrazit pomocí tlačítka Seznam systémových proměnných, které je dostupné na všech relevantních místech v systému.
Vytvořený vzor nahrajte do systému v Nastavení / Smlouvy / Vlastní vzory. Klikněte na tlačítko Přidat vzor, vyberte soubor a případně zvolte typ (záložka Nastavení / Smlouvy / Typy, pro účely filtrace). Formulář uložte.
Pokud máte v Nastavení / Syst. nastavení / Obecné nastavenu položku pdf_automatic_convert na 1, tak se automaticky vytvoří smlouva ve formátu PDF.
Generování smlouvy v Kartě klienta
V Kartě klienta / Smlouvy klikněte na tlačítko Nová smlouva.
Ve formuláři si vyberte vzor.
Pokud máte v daném vzoru uvedeny systémové proměnné vázané na nějakou aktivní službu, tak je nezbytné vybrat konkrétní aktivní službu, jejíž data budou pro tuto smlouvu použita (Služba).
Zahrnout zboží klienta do smlouvy:
Původní proměnná $USER_GOODS$ ($CLI_USER_GOODS$) byla nahrazena proměnnou $CLI_GOODS[column][number]$
Tuto proměnnou můžete použít ve vzorech smluv.
[number]: V šabloně zadáte místo “number” číslo (1, 2, 3, …). S pomocí těchto čísel budete v Kartě klienta / Smlouvy / Nová smlouva schopni přidávat na smlouvu konkrétní zboží. První zaškrtnutý checkbox = [1], druhý zaškrtnutý checkbox = [2], …
[column]: V šabloně zadáte místo “column” označení konkrétního sloupce (např.: SUPPLIER). Správné označení najdete v následujícím seznamu:
Dodavatel
SUPPLIER
Druh zboží
GROUP
Typ zboží
ITEM_TYPE
Popis
DESC
Čárový kód
BARCODE
Výrobní číslo
SERIAL_NO
MAC
MAC
Nákupní cena
PURCHASE_PRICE
Prodejní cena
SALE_PRICE
Počet
QUANTITY
Záruka
WARRANTY
V přehledu vygenerovaných smluv můžete povolit/zakázat zobrazování smluv v Portálu klienta (klik na ikonu v sloupci Zobrazovat v KP).
Dále pak je možné si stáhnout soubor obsahující smlouvu.
Smlouvu lze také odeslat klientovi emailem (Odeslat smlouvu klientovi).
Smlouvu můžete editovat či ji můžete smazat ze systému.
Hromadné generování smluv
V Nastavení / Smlouvy / Hromadné klikněte na tlačítko Hromadně vygenerovat smlouvy.
Ve formuláři si vyberte vzor smlouvy, který bude použit při generování.
U položky Počet smluv máte číslo, které uvádí, kolik smluv se za daných okolností vygeneruje. Máte možnost si zobrazit i přehled.
V dolní polovině formuláře máte na výběr různé filtry, které vám umožní blíže definovat, co se bude generovat.
U filtrů Klienti se štítky a Služby se štítky je možné využít multiselect.
Pokud jsou ve filtru vybrány štítky A a B, tak to znamená, že se vyfiltrují pouze ty záznamy (klienti/služby), kteří mají oba tyto štítky.
Vygenerované smlouvy se uloží do Karet klientů.
V přehledu si můžete zobrazit seznam vygenerovaných smluv (proklik ze sloupce Počet smluv) a také si můžete tyto smlouvy stáhnout či smazat.
